Yatırımcı İlişkileri

Turcas Petrol A.Ş. (“Turcas”), ilgili kanunlar ve Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri çerçevesinde; yerli ve yabancı pay sahipleri, yatırımcılar, sermaye piyasası uzmanları, aracı kurumlar gibi ilgililerin eş zamanlı, eksiksiz, açık ve doğru olarak bilgilendirilmelerini sağlayacak etkin bir bilgilendirme politikası izlemektedir. Bilgilendirme politikasının uygulanmasında, ticari sır kapsamı dışındaki gerekli bilgi ve açıklamaların başta pay sahipleri ve yatırımcılar olmak üzere tüm menfaat sahiplerine zamanında, doğru, eksiksiz ve kolay anlaşılabilir bir şekilde iletilmesinin sağlanması esastır.

Turcas, kamunun bilgilendirilmesi konusunda Sermaye Piyasası Mevzuatı’nı, Sermaye Piyasası Kurulu (“SPK”) ile Borsa İstanbul (“BIST”) düzenlemelerini ve Sermaye Piyasası Kurumsal Yönetim İlkelerini esas almaktadır.

Turcas Petrol A.Ş. Bilgilendirme Politikası, Sermaye Piyasası Kurulu’nun II – 15.1 sayılı “Özel Durumlar Tebliği”nin 17’inci maddesi gereğince hazırlanmış olup, tüm menfaat sahiplerine Turcas Web Sitesi (www.turcas.com.tr) aracılığıyla duyurulmaktadır.

Turcas Bilgilendirme Politikası, Yönetim Kurulu tarafından oluşturulmuştur. Turcas'ta kamunun aydınlatılması ve bilgilendirme politikasının izlenmesi, gözetimi ve geliştirilmesi Yönetim Kurulu'nun yetki ve sorumluluğu altında olup, bilgilendirme fonksiyonunun koordinasyonu için Finans Direktörlüğü'ne bağlı olarak görev yapan Yatırımcı ve Pay Sahipleri ile İlişkiler Birimi görevlendirilmiş olup, söz konusu yetkililer Denetim Komitesi, Kurumsal Yönetim Komitesi ve Yönetim Kurulu ile yakın işbirliği içinde bu sorumluluklarını ifa etmektedirler.

Bilgilendirmeler, Özel Durum Açıklamaları, Mali Tablo ve Raporlar, yıllık Faaliyet Raporları, İnternet Sayfası, Bilgilendirme Yazıları, basın bültenleri gibi bilgilendirme araçları ile yapılır.

Sermaye Piyasası Kurulu mevzuatı, Türk Ticaret Kanunu hükümleri ve Borsa İstanbul düzenlemeleri çerçevesinde kamuyu aydınlatma yöntem ve araçları aşağıda belirtilmektedir:

BIST ve Kamuyu Aydınlatma Platformu ("KAP") kapsamında gerçekleştirilen bildirimler ve özel durum açıklamaları;

- Periyodik olarak KAP vasıtasıyla BIST'e gönderilen mali tablo ve dipnotlar, bağımsız denetim raporu, beyanlar ve Faaliyet Raporları. Söz konusu raporlar aynı zamanda Şirketimiz Web Sitesi'nden (www.turcas.com.tr) istenildiği anda ulaşılabilecek şekilde yayınlanmaktadır;
- Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ve günlük gazeteler vasıtasıyla yapılan ilanlar ve duyurular (İzahname, Sirküler, Genel Kurul Çağrıları vb.);
- Yazılı ve görsel medya vasıtasıyla yıl içerisinde önemli gelişmelere paralel olarak yapılan basın açıklamaları;
- Yıllık Faaliyet Raporları (Söz konusu raporlar gerek basılı olarak ve gerekse de Web Sitesi'nde elektronik ortamda ilgililerin dikkatine sunulmaktadır.);
- Kurumsal Web Sitesi (www.turcas.com.tr);
- Yatırımcı ve analistlerle yüz yüze ya da telekonferans vasıtasıyla yapılan görüşmeler;
- Telefon, elektronik posta, mektup, telefaks vb. iletişim yöntem ve araçları ile yapılan açıklamalar.

Özel durum açıklamaları; Yatırımcı ve Pay Sahipleri ile İlişkiler Birimi tarafından hazırlanır, Yönetim Kurulu Üyeleri veya imza yetkisini haiz yöneticiler tarafından imzalanarak KAP bildirimi olarak elektronik ortamda iletilir. KAP bildirimi olarak yayınlandığının teyidi alınır.

Faaliyet Raporu; Sermaye Piyasası Mevzuatı'na ve SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri'ne uygun olarak hazırlanır. Yönetim Kurulu'nun onayından geçirilen Faaliyet Raporu, Web Sitemiz (www.turcas.com.tr) vasıtasıyla kamuya açıklanır. Aynı zamanda ilgililere verilmek üzere matbu olarak da bastırılır.

Turcas'ın mali tabloları Sermaye Piyasası Kurulu tarafından belirlenmiş hükümler çerçevesinde hazırlanır ve Uluslararası Denetim Standartları'na göre bağımsız denetimden geçirilerek kamuya açıklanır. Mali tablolar ve dipnotları kamuya açıklanmadan önce Sermaye Piyasası Mevzuatı çerçevesinde Denetim Komitesi'nden alınan uygunluk görüşüyle Yönetim Kurulu'nun onayına sunulur ve Muhasebe Müdürlüğü tarafından doğruluk beyanı yazıları hazırlanıp, Yönetim Kurulu tarafından imzalandıktan sonra mali tablolar, dipnotları, varsa bağımsız denetim raporu ve ara dönem Faaliyet Raporu ile birlikte KAP bildirimi olarak elektronik ortamda iletilir. KAP bildirimi olarak yayınlandığının teyidi alınır.

Stratejik hedefler doğrultusunda satışlar, verimlilik, piyasa payı, gelir yaratma kapasitesi, kârlılık, borç, öz kaynak oranı ve benzeri konularda zaman zaman ileriye dönük beklentiler açıklanabilir. Bu beklentilere ilişkin finansal performans alanındaki açıklamaları yapmak üzere Şirket'in CEO / Genel Müdürü ve CFO / Finans Direktörü, yatırımlar ile ilgili açıklamaları yapmak üzere Şirket'in Yönetim Kurulu Başkanı, CEO / Genel Müdürü, CFO / Finans Direktörü ve Elektrik Gaz Grubu Direktörü yetkilendirilmiştir. Geleceğe Yönelik Değerlendirmeler (Geleceğe ilişkin plan ve tahminleri içeren veya yatırımcılara Şirket'in gelecekteki faaliyetleri ile finansal durumu ve performansı hakkında fikir veren bilgiler), ilke olarak üçer aylık dönemler itibarıyla yayınlanan finansal tabloların kamuya açıklanmasını takiben en fazla yılda dört defa açıklanabilir. Açıklama, Kamuyu Aydınlatma Platformu'nda ve Şirket kurumsal internet sitesinde yayınlanan yatırımcı sunumu veya faaliyet raporu aracılığıyla yapılır. Bu beyanların belli varsayımlara göre yapıldığı ve gerçekleşen sonuçlar ile farklılık gösterebileceği ilgililerin bilgisine sunulur. Geleceğe yönelik beklentilerle ilgili değişiklikler olması ya da beklentilerin gerçekleşmeyeceğinin anlaşılması halinde zaman geçirilmeksizin aynı araçlarla kamuoyu bilgilendirilir. Bu bilgilerin açıklanması konusunda Yatırımcı ve Pay Sahipleri ile İlişkiler Birimi görevlendirilmiş olup söz konusu yetkililer Denetim Komitesi ve Yönetim Kurulu ile yakın işbirliği içinde bu sorumlulukları ifa ederler.

Kamunun aydınlatılmasında, Turcas Web Sitesi (www.turcas.com.tr) aktif olarak kullanılır. Şirket'in Web Sitesi'nde yer alan açıklamalar, Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri uyarınca yapılması gereken bildirim ve özel durum açıklamalarının yerine geçmez. Turcas tarafından kamuya yapılan tüm açıklamalara Web Sitesi üzerinden erişim imkânı sağlanır. Web Sitesi Türkçe ve İngilizce olarak SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri'nin öngördüğü içerikte ve şekilde düzenlenir.

Sermaye Piyasası Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve Esas Sözleşmemiz gereği, Genel Kurul, yıllık bilânço ve gelir tablosu ilanları ile sermaye artırımına ilişkin ilanlar gerek Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi, gerekse de günlük gazeteler vasıtasıyla yapılmaktadır.

Şirket Yönetim Kurulu tarafından, yıl içerisinde yaşanan önemli gelişmeler doğrultusunda, yazılı ve görsel medyaya kontrollü haber akışı sağlanarak, kamuoyu detaylı bir şekilde bilgilendirilir. Yaşanan gelişmenin içeriğine bağlı olarak, bu bilgilendirme basın toplantısı yolu ile de yapılabilir.

Basın tarafından, yaşanan çeşitli gelişmeler ve genel akış ile ilgili olarak sorular ya da bilgi talepleri ise yazılı olarak değerlendirmeye alınır ve mutlaka olumlu ya da olumsuz yanıt verilir.

İdari sorumluluğu bulunan ve içsel bilgilere düzenli olarak erişimi bulunan kişiler, ilgili bilginin kapsamına göre belirlenirler. Buna göre, sermaye piyasası aracının değerini ve yatırımcıların yatırım kararlarını etkileyebilecek düzeyde bilgiye sahip olmayan, diğer bir ifadeyle, sadece Şirket'in bir bölümü hakkında detaylı bilgiye sahip olan ve bütününe ilişkin bilgileri kısıtlı olan yönetici ve diğer personel, idari sorumluluğu bulunan ve içsel bilgilere ulaşan kişi kapsamında değerlendirilmez. Ancak, Şirket'in bütününe yönelik ve sadece bugünle ilgili değil, gelecek planları ile ilgili de detaylı bilgiye sahip olan Yönetim Kurulu Üyeleri, Üst Düzey Yöneticiler (İcra Kurulu Başkanı (CEO/Genel Müdür), Üyeleri ve Şirket Direktörleri) ve Yetkili Müdürler idari sorumluluğu bulunan ve içsel bilgilere düzenli erişen kişiler kapsamında değerlendirilirler.

Şirket'in içsel bilgi açıklamaları, Yatırımcı ve Pay Sahipleri ile İlişkiler Birimi tarafından hazırlanır. İçsel bilgi açıklamaları; genellikle Yönetim Kurulu Üyeleri ile yetkili müdürlerden herhangi ikisi tarafından imzalanır. Bu kişilerin adları, yetki ve unvanları Şirket Web Sitesi'nde yayınlanır. Bu kişilerde değişiklik olduğunda bildirim yenilenir. İçsel bilgilere erişimi olanların listesi SPK'nın II-15.1 sayılı tebliğinin 7'nci maddesi uyarınca istenildiğinde Kurul'a veya Borsa'ya iletilmek üzere yazılı olarak yetkililerce muhafaza edilmektedir.

Şirketimiz çalışanları, Şirket'e ilişkin görevlerin ifa edilmesi veya Şirket adına iş ve işlemlerin yürütülmesi sırasında sahip olabilecekleri, henüz kamuya açıklanmamış içsel bilgiyi gizli tutma, kendileri veya üçüncü şahıslara menfaat sağlamak amacıyla kullanmama veya yetkisiz olarak üçüncü şahıslara açıklamama yükümlülükleri konusunda bilgilendirilirler.

Herhangi bir Şirket çalışanı daha önce kamuya açıklanmamış önemli ve özel bir bilginin istem dışı olarak kamuya açıklandığını veya varlığını belirlerse, durumu derhal Yatırımcı ve Pay Sahipleri ile İlişkiler Birimi'ne bildirecektir. Bu durumda Yatırımcı ve Pay Sahipleri ile İlişkiler Birimi, İçsel Bilgi Açıklaması'nın SPK Mevzuatı hükümleri doğrultusunda hazırlanarak BIST'e iletilmesini sağlar.

Bunun dışında Yatırımcı ve Pay Sahipleri ile İlişkiler Birimi tarafından SPK mevzuatına uygun olarak, iş akdi ile veya başka şekilde Şirketimize bağlı çalışan ve içsel bilgilere düzenli erişimi olan kişilerin bir listesi tutulur ve listede değişiklik olduğunda güncellenir. İçsel bilgilere erişimi olanların listesi ve listede yapılan güncellemeler talep edildiği takdirde SPK veya BIST'e gönderilir. Listede yer alan herkes görevleri sırasında, içsel bilginin korunması ve gizlilik kurallarına uymaları konusunda bilgilendirilirler.

Şirketimiz, sorumluluğu kendisine ait olmak üzere, meşru çıkarlarının zarar görmemesi için içsel bilgilerin kamuya açıklanmasını, bunun kamunun yanıltılmasına yol açmaması ve Şirketimizin bu bilgilerin gizli tutulmasını sağlayabilecek olması kaydıyla, erteleyebilir. İçsel bilgilerin kamuya açıklanmasının ertelenme sebepleri ortadan kalkar kalkmaz, mevzuata uygun şekilde kamuya açıklanır. Yapılacak açıklamada erteleme kararı ve bunun temelindeki sebepler belirtilir.

Şirketimizde içsel bilginin kamuya açıklanmasının ertelenmesi, Yönetim Kurulu kararına veya Yönetim Kurulu tarafından yetki verilmiş ise yetki verilen kişinin yazılı onayına bağlıdır. Bu kararda, ertelenen içsel bilgi, ertelemenin Şirketimizin yasal haklarının korunmasına etkisi, yatırımcıların yanıltılması riskini oluşturmadığı ve erteleme süresince bu bilginin gizliliğinin korunması için ne gibi tedbirlerin alındığı bilgilerine yer verilir.

Erteleme kapsamındaki içsel bilginin gizlenmesi için gerekli tüm tedbirler alınır. Bilginin ertelendiği süreçte, bilgiyi korumakla yükümlü kişilerin kusuru üzerine, açıklanması ertelenen bilgiyle ilgili söylentiler çıkar veya bazı detaylar herhangi bir şekilde kamuya açıklanır ve bu suretle içsel bilgilerin gizliliği sağlanamazsa, gizliliği korunamayan içsel bilgiler derhal kamuya açıklanır. Ancak bu tür söylentilerin yayılması, Şirketimizin kusurundan kaynaklanmıyorsa ertelemeye devam edilebilir.

Yönetim Kurulu Üyeleri, Şirket hakkındaki gizli ve/veya ticari sır niteliğindeki ve kamuya açık olmayan bilgiyi kendisi veya başkalarına çıkar sağlayacak şekilde kullanamaz, Şirket hakkında yanlış, yanıltıcı bilgi veremez, haber yayamaz.

Yönetim Kurulu bu bilgilerin Şirket'in diğer çalışanları tarafından da Şirket dışına çıkarılmasını önlemeye yönelik gerekli önlemleri alır ve uygular.

Prensip olarak piyasada ve/veya internet ortamında yer alan spekülasyonlar konusunda herhangi bir görüş bildirilmez. Ancak; Şirketimiz kaynaklı olmayan haber ve söylentilerin Şirketimizin hisse değerini etkileyebilecek öneme sahip ve daha önce yapılmış olan Özel Durum Açıklamaları, izahname, sirküler, finansal raporlar vb. dokümanlar aracılığı ile kamuya duyurulmuş bilgilerden farklı içerikte olması halinde, bunların doğru veya yeterli olup olmadığı konusunda SPK veya BIST tarafından herhangi bir uyarı, bildirim veya talep beklenmeksizin bir içsel bilgi açıklaması yapılır.

Yazılı ve görsel medya ile çeşitli basın-yayın kanallarından gelen talepler Kurumsal İletişim Birimimiz tarafından değerlendirilmektedir. Taleplerle ilgili organizasyon ve düzenlemelerin tamamı Kurumsal İletişim Birimimiz tarafından gerçekleştirilmektedir.

Görsel ve yazılı basın açıklamalarında SPK'nın ilgili tebliğleri gereği kamuya bildirilmesi gereken özel durum açıklamaları, basına açıklama yapılmadan önce elektronik ortamda kamuoyuna bildirilmektedir.

Sermaye Piyasası Kurulu'nun ilgili tebliğleri uyarınca Şirketimiz ile yatırımcılarımız arasındaki iletişimi sağlamak üzere "Yatırımcı ve Pay Sahipleri ile İlişkiler Birimi" oluşturulmuştur. Bu birim kamuya açıklanmamış, gizli ve ticari sır niteliğindeki bilgiler hariç olmak üzere, yatırımcıların sözlü ve yazılı taleplerine yanıt vermektedir. Ayrıca yıl içerisinde zaman zaman yurt içi ve yurt dışı yatırımcıları bilgilendirmek amacıyla toplantılar veya telekonferanslar düzenlenmektedir.

Şirketimiz çeşitli firmalar tarafından hazırlanan analist raporlarını gözden geçirmez, doğrulamaz, onaylamaz, sorumluluğunu almaz ve Web Sitesi'nde de yayınlamaz. Bazı belirli ve sınırlı durumlarda ve talep halinde yalnız kamuya açık ve geriye dönük tarihsel bilgileri kullanmak koşuluyla sınırlı olmak kaydıyla kamunun yanlış bilgilendirilmesini önlemek amacıyla analist raporları gözden geçirilebilir.

Şirket ortakları ile ilgili olarak ve Yönetim Kurulu kararı ile de kesinleşmiş bulunan aşağıdaki hususlar için Özel Durum Açıklaması yapılır, ayrıca Şirket Web Sitesi'nde de yayınlanır:

i. Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Toplantı tarihi, saati, yeri, gündem maddeleri ile ortakların Genel Kurullar'a katılma hakkının ne şekilde kullanılabileceği, oy kullanma süreci veya vekâleten oy kullanma koşulları,

ii. Genel Kurul Toplantı sonuçları ile katılımcıların toplam pay sayısı ve toplam oy haklarına ilişkin hazirun cetveli,

iii. Temettü ödemesi, bedelli ve bedelsiz sermaye artırımı ve bedelli sermaye artırımlarında yeni pay alma hakkının kullanımına ilişkin duyuru.

Bu bilgilendirme politikasında bir değişiklik olması halinde, değişiklik yapılan hususlar ve gerekçeleri Yönetim Kurulu'nun onayından geçtikten sonra kamuya duyurulur.